VÌ SAO DOANH NGHIỆP NÊN HỢP TÁC VỚI ĐƠN VỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP ?

cunam2009

New Member
"Để tiết kiệm chi phí tổ chức, nhiều doanh nghiệp thường huy động nhân viên của mình để tự đứng ra tổ chức các sự kiện đơn giản. Thế nhưng vì là “cây nhà lá vườn”, kỹ năng và kinh nghiệm tổ chức còn thiếu và yếu nên không thể tránh khỏi sai lầm, rủi ro trong quá trình tổ chức, gây nên những ảnh hưởng xấu nhất là đến hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp. Và bài viết dưới đây sẽ đề cập 5 sai lầm mà doanh nghiệp hay mắc phải khi tổ chức sự kiện."

1.Lối Mòn Về Ý Tưởng
Không khó để nhận ra nhiều công ty vẫn xào nấu lại các ý tưởng cũ vào trong các sự kiện thường niên của mình, có chăng chỉ là khác nhau về địa điểm tổ chức. Tuy nhiên, ăn mãi một món cũng ngán”. Chẳng có khách mời nào thực sự hứng thú tham gia một sự kiện khi mà họ đã đoán biết về nội dung sự kiện sẽ diễn ra như thế nào. Và họ sẽ đánh giá doanh nghiệp của bạn ra sao? Thiếu sáng tạo và không chịu thay đổi? Thật khó để mở rộng mối quan hệ hợp tác một khi khách mời đã có ấn tượng không mấy khả quan như thế.


Không thể phủ nhận nhân viên công ty chính là những người am hiểu nhất về doanh nghiệp của mình, họ nắm bắt được điều gì là phù hợp với doanh nghiệp, cũng như dễ dàng thể hiện được thông điệp mà doanh nghiệp mong muốn truyền tải thông qua sự kiện đó. Tuy nhiên, không giống như nhũng công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đội ngũ nhân viên thường là những người thiếu cả trải nghiệm lẫn kinh nghiệm thực tế, họ khó có thể cập nhật, nắm bắt và nảy ra những ý tưởng đột phá và duy nhất.

2.Đặt Bút Ký Những Bản Hợp Đồng Không Rõ Ràng, Minh Bạch


Khi quyết định đặt bút ký hợp đồng cùng với các bên cung cấp dịch vụ, bạn phải thật cẩn thận, tỉ mỉ trong việc xem xét các dịch vụ và điều khoản đi kèm như: Giá dịch vụ của thời điểm ký hợp đồng và thời điểm sử dụng dịch vụ có thay đổi hay không? Nếu bên in ấn in sai mẫu thì phải chịu trách nhiệm như thế nào, nếu đơn vị thuê âm thanh ánh sáng cung cấp không đúng mẫu mã thiết bị như cam kết thì sẽ đền bù ra sao? Tuyệt đối tránh các cụm từ không rõ nghĩ như ”sẽ được thỏa thuận” hoặc “sẽ được giải quyết tùy tình huống xảy ra”, điều này dẫn đến rất nhiều cách lý giải và gây ra những phát sinh không đáng có.

3.Không Có Phương Án Dự Phòng Và Quản Lý Rủi Ro
Đây là một sai lầm mà phần lớn những người có kinh nghiệm tổ chức sự kiện mới rất hay gặp phải. Nên nhớ rằng, cho dù bạn lên kế hoạch, checklist và chuẩn bị mọi công việc kỹ lưỡng ra sao, tổ chức sự kiện vẫn luôn là một công việc cực kỳ phát sinh những thứ không lường trước. Bạn sẽ làm gì nếu MC chương trình đến muộn? Biện pháp nào khả thi cho một sự kiện tổ chức ngoài trời bỗng đổ mưa? Bạn sẽ làm như thế nào nếu thời gian bắt đầu sự kiện không như trong dự tính ban đầu? Không có phương án dự phòng và quản lý trước những rủi ro này đồng nghĩa với bạn đã tự đặt sự kiện của mình vào tử huyệt. Chính điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến “bộ mặt” của doanh nghiệp và dù bạn có nói rằng mình sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm đi chăng nữa thì đã không còn các nào cứu vãn được.


Ngày cả những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng chưa bao giờ dám khẳng định tuyệt đối không có bất kỳ sự cố nào xảy ra trong toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện, nhưng điểm khác biệt lớn nhất ở đây chính là nhờ kỹ năng kinh nghiệm dày dặn, khả năng giải quyết vấn đề và trên hết là họ luôn luôn có phương án dự phòng cho những tình huống tồi tệ nhất.

4.Thuê Các Hạng Mục Nhỏ Lẻ Từ Nhiều Nhà Cung Cấp
Nhiều người thường cho rằng, việc thuê âm thanh ánh sáng một nơi, đơn vị thiết kế sân khấu một nẻo sau khi so sánh bảng giá thì sẽ tiết kiệm được chi phí. Chưa biết số tiền tiết kiệm được bao nhiêu nhưng chắc chắn một điều rằng việc này khiến những đơn vị này mất thời gian và khó đồng bộ trong tình trạng làm việc với quá nhiều đối tác cùng lúc.


Thực tế, việc thuê từng hạng mục nhỏ lẻ sẽ không rẻ bằng thuê dịch vụ trọn gói từ một công ty tổ chức sự kiện bởi nhờ kinh nghiệm làm việc với các nhà cung cấp khác nhau, họ là người am hiểu nhất về giá cả, chất lượng dịch vụ của từng nhà cung cấp. Bên cạnh đó, công ty sự kiện cũng sẽ có được mức giá ưu đãi hơn bởi họ đã trở thành đối tác lâu dài của các nhà cung cấp, thậm chí được ưu tiên đáp ứng hầu hết các yêu cầu đột xuất về thuê thiết bị hay vận chuyển vào những thời điểm nhạy cảm.

5.Dựa Vào Bảng Giá Để Đưa Ra Quyết Định
Là người mua hàng, bạn luôn có quyền cân đo đong đếm giữa các nhà cung cấp để lựa chọn cho mình một dịch vụ với chi phí tiết kiệm nhất. Tuy nhiên, riêng với tổ chức sự kiện, giá rẻ chưa bao giờ nên là yếu tố ưu tiên. Cùng là thiết bị che chắn nhưng lều bạt thì đơn giản không thể so sánh với hệ thống nhà giàn vững chắc. Cùng là người dẫn chương trình nhưng có MC trên 6 năm kinh nghiệm và những MC chỉ mới chập chững bước vào nghề. Một người mua hàng thông minh không bao giờ chỉ tập trung vào giá để đưa ra quyết định. Họ sẽ dựa trên giá trị mà mỗi nhà cung cấp đem lại và lựa chọn những sản phẩm dịch vụ chất lượng, hiệu quả với chi phí phù hợp nhất.


Trên đây là 5 trong số rất nhiều sai lầm mà những người còn thiếu, yếu kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện mà các doanh nghiệp trong nước thường hay mắc phải. Thông qua 5 sai lầm này có thể thấy để tiết kiệm được một khoản chi phí doanh nghiệp đã phải “đánh đổi” rất nhiều thứ không chỉ là thời gian, công sức của nhân viên mà còn là hình ảnh, tên tuổi của doanh nghiệp. Chính vì những sai lầm kể trên, trước khi tổ chức bất cứ sự kiện nào, thiết nghĩ các doanh nghiệp nên chăng tự đứng ra tổ chức hay hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bên ngoài?

Theo Newviewmedia
 
Top